Être accompagné dans l’organisation de vos évènements

Qu'est-ce qu'un évènement festif ?

Toute manifestation rassemblant des étudiants sur la voie publique ou en domaine privé, avec ou non, vente et consommation de boissons : galas, soirées de rentrée, week-ends d’intégration…

Pourquoi déclarer une soirée, un événement ?

L’organisation d’un événement associatif doit respecter certaines règles. La responsabilité (civile et pénale) incombe dès lors à l’organisateur de la manifestation, en l’occurrence la structure associative. Les demandes d’autorisations ou l’accomplissement d’une formalité déclarative doivent être prises en amont.

La ville de Reims tient à jour un calendrier, partagé avec les établissements et les différentes associations étudiantes, des événements et manifestations à venir. N’hésite pas à le consulter pour définir la date la plus appropriée.

Ton association est susceptible d’organiser un événement en intérieur ou en extérieur amenant une fréquentation importante de personnes ? N’oublie pas d’enregistrer votre manifestation pour une meilleure prise en compte des aspects prévention et sécurité. Pense à consulter l’agenda des soirées pour choisir la date la plus adaptée pour votre opération en tenant compte des événements déjà inscrits.

Attention ! La déclaration de votre soirée auprès de la ville ne vous dispense pas d’effectuer l’ensemble des demandes d’autorisation administratives nécessaires dans le cadre de l’organisation dans les règles de votre événement.

Protection des données personnelles

Les informations personnelles recueillies dans le cadre de ce formulaire, avec votre consentement explicite, ont pour finalité la déclaration de l'organisation de soirée. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement en remplissant la mention prévue à cet effet dans le formulaire. Les données personnelles fournies peuvent faire l’objet d’un traitement informatique et ne font pas l’objet d’une prise de décision automatisée ou de profilage. Elles ne sont conservées que dans la limite imposée par la finalité du traitement: trois ans. La direction l avie économique est le seul destinataire des données et unique responsable du traitement.Conformément à la loi « Informatique et Libertés » modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement. Vous pouvez également pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement de vos données. Vous avez la possibilité de contacter notre délégué à la protection des données, pour toute information concernant vos données personnelles : dporeimsfr ou d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Pour l’organisation de vos événements sur la voie publique ou dans un établissement recevant du public, il convient de contacter le Guichet Unique de la direction de l’Evénementiel et de la communication managériale afin de vérifier la disponibilité du lieu envisagé et la compatibilité de la date avec le calendrier général des manifestations.

► Envoyez votre demande à la direction de l'Évementiel par courriel

A la réception de l’autorisation de la part du Guichet Unique de la Direction de l’Evénementiel et de la communication managériale, il conviendra d’effectuer une déclaration à la Sous-Préfecture :

► Téléchargez la déclaration à transmettre à la sous-préfecture ICI  puis transmettez la par courriel à la sous-préfecture

En fonction de tes besoins, plusieurs démarches sont à effectuer :